Secrétaire H/F - 89

La Filière Enfance Famille de la Croix-Rouge française dispose d'un réseau de 98 structures dans le secteur des activités d'accueil et de protection de l'enfance, dont 24 situées en Région "EST".

Le Pôle d'établissements Protection de l'enfance et Petite enfance de l'Yonne (89) est composé :
- d'un Centre Parental (avec un service d'hébergement interne (mineures et majeures accueillies), un service externe, un service mobile d'accompagnement à la parentalité),Poste à pourvoir au 1er décembre 2025
Vos Missions :
- Accueillir, orienter et informer les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et orienter vers le bon interlocuteur
- Répondre aux courriel
- Participer à l'organisation des réunions, séminaires, déplacements (invitations, réservation de salles, logistique, comptes rendus, etc.).
- Transmets les informations générales aux familles et partenaires
Gestion administrative
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant : réceptionner, trier, enregistrer, traiter et transmettre aux professionnels ou aux familles concernés
- Rédiger des courriers selon des notes préalablement communiquées
- Assurer le classement et archivage des documents internes
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, rapports et notes internes.
- Prise de notes et rédaction de compte-rendu

Suivi logistique et comptable
- Tenir à jour les tableaux de bord administratifs et financiers en lien avec la direction
- Réaliser les états de présence, listes des bénéficiaires et documents pour la facturation ou les organismes financeurs.
- Organiser la logistique des réunions, formations et événements internes (réservation de salles, préparation de documents, accueil des intervenants)
- Préparer les commandes de fournitures et de consommables, vérifier les livraisons.
- Assurer la saisie des factures de frais de participation aux séjour des familles présentes
- Réaliser la facturation auprès du financeur

Organisation et suivi administratif des activités
- Assurer le suivi administratif des dossiers des familles dans le logiciel métier SIL'AGE
- Réaliser et actualiser les tableaux de bord de suivi de l'activité (Commission d'admission tableau de suivi des personnes accueillies, tableau de suivi de l'activité.)
- Créer le dossier informatisé de la personne sur le logiciel métier (SIL'AGE) et le renseigne
- Mettre à jour des dossiers des personnes accueillies dans SIL'AGE en enregistrant les documents reçus (jugements, CASMI, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, etc.) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers, etc.).
- Mettre en forme les notes, rapports, courriers concernant les situations
- Mettre à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.
Contribuer à la démarche qualité, à la gestion des risques
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour des protocoles et procédures
- Participer à l'organisation des séjours
- Participer aux différentes instances de l'établissement
- Déclarer les évènements indésirables et les non-conformités
- Participer à l'évaluation de l'établissement
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité
- Mettre en oeuvre et garantir les bonnes pratiques
- Co-élaborer et évaluer le projet pédagogique et le projet d'établissement,
- Veiller au respect des normes d'hygiène et de sécurité
- Partager l'information avec l'équipe pluridisciplinaire
- Garantir la bonne utilisation du matériel et des véhicules mise à la disposition.

S'impliquer dans les dynamiques partenariales
- Établir une relation professionnelle avec les partenaires
- Développer et maintenir un travail et des actions en partenariat et en réseau
- Participer, au sein de l'équipe pluridisciplinaire, à l'élaboration et à la mise en oeuvre des différents projets institutionnels
Maintenir, développer et transmettre ses compétences
- Accueillir, accompagner et former des stagiaires en formations et nouveaux salariés
- Assurer une veille dans son domaine d'activité et prendre en compte les évolutions (légales, techniques.)
- Participer à la formation des équipes sur les problématiques et sujets liés à son domaine d'activité
- S'interroger sur sa pratique professionnelle (formations individuelles ou collectives, lectures.)

Envoyez les CV à ****@****.** et en copie ****@****.**