Instructeur Administratif au Service du Cabinet du Préfet H/F - Prefecture de Departement Yonne

La préfecture de l'Yonne recrute un(e) chargé(e) des distinctions honorifiques et de la correspondance officielle au service du cabinet du Préfet au sein du bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle afin de renforcer les équipes.

Vos activités principales :
1) Suivi et préparation des dossiers pour les distinctions honorifiques :
Suivi et préparation des dossiers suivants :
- Ordres nationaux : légion d'honneur et ordre national du mérite : saisine des services pour collecte des informations, rédaction et transmission des mémoires en proposition, suivi et détection des candidatures ;
- Ordres ministériels : palmes académiques, mérite agricole, arts et lettres : saisine des services pour proposition, transmission des notices au préfet, réponse aux avis ministériels ;
- Décorations et médailles d'honneur : jeunesse, sport et vie associative, famille, santé-affaires sociales, police, sécurité intérieure : traitement des dossiers, rédaction des mémoires en proposition, transmission des notices, réponse aux avis ministériels ;
- Médailles d'honneur régionale, départementale et communale (MHRDC) : instruction et suivi des demandes ; rédaction d'arrêtés ; envoi des diplômes aux collectivités concernées ;

2) Suivi et instruction la correspondance adressée au préfet :
- Rédaction des courriers de félicitation (distinction ou action remarquable), condoléance ou de prompt rétablissement ;
- Suivi et traitement de la correspondance adressée par les particuliers sur l'application MAARCH ;

3) Missions d'aide et d'appui du service :
Être en capacité sur les points suivants de contribuer à la gestion courante du service en cas d'absence d'un agent du pôle représentation de l'État, ou d'assurer un renfort selon la charge d'activité du service :
- Suivi des démissions des élus et du tableau des coordonnées des élus ;
- Contribution à la constitution des dossiers du préfet
- En soutien des autres vacataires mobilisés, participation à l'organisation des élections, notamment renseignement de l'application SIE2 et du Registre National des Elus (RNE)

Vos qualités attendues : travail en équipe, esprit de solidarité et de cohésion, capacité à transmettre des informations rapidement à la hiérarchie.

Savoir-faire demandé :
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Avoir des compétences juridiques
- Savoir s'organiser et prioriser
- Connaître l'environnement professionnel de la préfecture et des collectivités territoriales

Savoir-être demandé :
- Très bon sens des relations humaines
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à communiquer
- Sens de l'initiative
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation et de réactivité
- Autonomie

Experience: 1 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Réactivité