Responsable Administratif H/F - Formation.S 89

A- Les caractéristiques du poste
Technicien, palier 15 coeff 235 de la CCOF
Ce poste est un temps plein CDI (35h/sem) partagé à 80% chargé de l'administratif, 10% de développement et 10% de communication
Voiture de l'entreprise à disposition pour les déplacements professionnelles
B- les missions assignées au poste
80% des missions administratives :
Assurer le suivi administratif (accueil, renseignements, réservations, suivi des plannings et autres tâches liés au pole administratif)
Gérer et archiver les différents documents du centre de formation (documents internes et externe, banque, comptable, avocat, social, réglementaires...)
Accueillir et informer les différents interlocuteurs en interne (apprenants, salariés et associés) et externe (entreprises, structures d'accueil, intervenants externes ...)
Opérer un suivi social (congé, RTT, affichage obligatoire ...) et comptable (devis, factures, rapprochement bancaire...) en lien avec les différents services (comptable, commissaire aux compte, direction...)
Assister dans l'organisation de la direction au quotidien et être de force de proposition pour l'amélioration du centre de formation
Gérer et coordonner les informations liées aux prestations de formation (communications avec les apprenants, transmissions des informations au pôle pédagogique, relation avec le directeur)
10% des missions de communication
Élaboration du contenu, des supports et des outils de communication interne et externe
Organisation et participation de l'évènementiel interne et externe (salon, forum, Portes ouvertes, Séminaires, soirées.)
Conseil et force de proposition du déploiement de projet de l'entreprise
10% des missions de comptabilité
Gestion des flux financiers (apprenants, OPCO, Entreprises, Transition Pro, .)
Elaborer et transmettre le BPF et la comptabilité analytique aux différents prescripteurs
Gérer et suivre la comptabilité de la structure (devis, factures, rapprochement bancaire.)
C- Les compétences requises pour remplir les missions
Savoir Faire:
Capacité d'organisation et de planification
Capacité d'adaptabilité
Aisance informatique
Aisance en communication (orale et écrite)
Savoir Être:
Être souriant(e), enthousiaste et dynamique
Être autonome et curieux(se)
Connaissance :
Des différents diplômes portés par le centre de formation
Des publics et leurs besoins en formation
des dispositifs de formation
En informatique , en comptabilité et réseaux
En ressources humaines
Aptitude:
Rigueur
Travail en équipe
Qualité relationnelle
D- Le niveau attendu
Connaître le fonctionnement de l'entreprise (formel et informel) et de ses activités de formation (coeur de métier.)
Maîtriser la communication orale et écrite
Maîtriser les principaux logiciels bureautiques (Pack Office, Suite Open Office.) et les outils de publication
Maitriser un pole administratif

Experience: 3 An(s)

Compétences: Développement organisationnel,Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Comptabilité analytique