Assistant - Assistante de Formation H/F - Greta 89
- CDD
- Greta 89
Les missions du poste
Le GRETA 89 est un organisme de formation professionnelle pour adultes, membre du Réseau National et académique des GRETA, rattaché à l Éducation nationale.Huit Conseillers en Formation Continue, une équipe pédagogique et administrative ainsi qu une Agence Commerciale accompagnent lesparticuliers et les entreprises dans la professionnalisation tout au long de la vie sur tout le territoire de l Yonne.
Sous l'autorité hiérarchique des CFP (Conseillères en Formation Professionnelle) et du coordonnateur pédagogique, l'assistant(e) de formation réalise des tâches inhérentes à la gestion commerciale et administrative, à la facturation des prestations de formation dispensées par le GRETA 89 et contribue au suivi des stagiaires.
Principales missions :
- Accueil du public sur l'antenne et premier niveau d'information
- Transmission des demandes aux interlocuteurs concernés
- Gestion administrative des actions et/ou des dispositifs de formation
- Mise en forme et transmission des propositions de formation sur indication des CFC et/ou coordonnateur(-trice),
- Réaliser l'ensemble des tâches administratives au cours de la phase de sélection des stagiaires
- Créer le dossier de l'action sur la base des informations données par les CFP et/ou coordonnateur(-trice)
- Préparer la convention de formation en s'assurant de la qualité du financeur, dans le respect des consignes internes au GRETA 89 et du cahier des charges spécifiques transmises par le client
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), les saisies dans le système d'information SC-Form (inscriptions, conventions, parcours, produits, facturation) en s'assurant de la cohérence des données entre les différents applicatifs des financeurs
- Diffuser les emplois du temps, liste des stagiaires
- Préparer les dossiers de rémunération des stagiaires demandeurs d'emploi
- Etablir les conventions de stage pour les périodes d'application en entreprise en liaison avec les coordonnateurs(-trices) et référent(e)s
- Contrôler le retour des fiches d'émargement chaque fin de mois - suivre et traiter les états de présence conformément aux exigences du financeur et de l'organisme assurant l'indemnisation du stagiaire (saisie des réalisations stagiaires dans les applicatifs)
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la logistique des actions de formation : matériel, salles, gestion des commandes
- Assurer la gestion des déclarations d'accident des stagiaires, et les arrêts de travail des stagiaires
- Etablir les attestations d'entrée en formation, de fin de formation, d'assiduité
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), l'organisation des examens (accueil des jurys, édition des documents, inscriptions des stagiaires sur les différents applicatifs)
- Etablir les attestations d'acquis sur indications transmises par les coordonnateurs(-trices) et les formateurs,
- Archivage
- Respecter les consignes de sauvegardes informatiques
- Vérifier et archiver les dossiers actions par secteurs d'activité et/ou conventionnements et/ou dispositifs de formation
- Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité et à l'amélioration continue du système
- Connaitre et mettre en oeuvre les processus, procédures et documents afférents à sa mission au regard du système Qualité
- Recueillir les informations nécessaires à l'analyse des demandes entrantes
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la saisie des données statistiques
- Assurer tout ou partie du suivi des stagiaires pendant et après la formation.
Maîtrise indispensable des outils bureautiques.
Poste à mi-temps (quotité exacte à préciser lors de l'enretien) à compter du 1er octobre 2026, vacations possibles dans un premier temps, CDD sur l'année 2026, renouvelable sur l'année 2027.
Salaire selon grille indiciaire de l'Education Nationale.
Emploi du temps à définir selon les besoins du service.
Sous l'autorité hiérarchique des CFP (Conseillères en Formation Professionnelle) et du coordonnateur pédagogique, l'assistant(e) de formation réalise des tâches inhérentes à la gestion commerciale et administrative, à la facturation des prestations de formation dispensées par le GRETA 89 et contribue au suivi des stagiaires.
Principales missions :
- Accueil du public sur l'antenne et premier niveau d'information
- Transmission des demandes aux interlocuteurs concernés
- Gestion administrative des actions et/ou des dispositifs de formation
- Mise en forme et transmission des propositions de formation sur indication des CFC et/ou coordonnateur(-trice),
- Réaliser l'ensemble des tâches administratives au cours de la phase de sélection des stagiaires
- Créer le dossier de l'action sur la base des informations données par les CFP et/ou coordonnateur(-trice)
- Préparer la convention de formation en s'assurant de la qualité du financeur, dans le respect des consignes internes au GRETA 89 et du cahier des charges spécifiques transmises par le client
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), les saisies dans le système d'information SC-Form (inscriptions, conventions, parcours, produits, facturation) en s'assurant de la cohérence des données entre les différents applicatifs des financeurs
- Diffuser les emplois du temps, liste des stagiaires
- Préparer les dossiers de rémunération des stagiaires demandeurs d'emploi
- Etablir les conventions de stage pour les périodes d'application en entreprise en liaison avec les coordonnateurs(-trices) et référent(e)s
- Contrôler le retour des fiches d'émargement chaque fin de mois - suivre et traiter les états de présence conformément aux exigences du financeur et de l'organisme assurant l'indemnisation du stagiaire (saisie des réalisations stagiaires dans les applicatifs)
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la logistique des actions de formation : matériel, salles, gestion des commandes
- Assurer la gestion des déclarations d'accident des stagiaires, et les arrêts de travail des stagiaires
- Etablir les attestations d'entrée en formation, de fin de formation, d'assiduité
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), l'organisation des examens (accueil des jurys, édition des documents, inscriptions des stagiaires sur les différents applicatifs)
- Etablir les attestations d'acquis sur indications transmises par les coordonnateurs(-trices) et les formateurs,
- Archivage
- Respecter les consignes de sauvegardes informatiques
- Vérifier et archiver les dossiers actions par secteurs d'activité et/ou conventionnements et/ou dispositifs de formation
- Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité et à l'amélioration continue du système
- Connaitre et mettre en oeuvre les processus, procédures et documents afférents à sa mission au regard du système Qualité
- Recueillir les informations nécessaires à l'analyse des demandes entrantes
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la saisie des données statistiques
- Assurer tout ou partie du suivi des stagiaires pendant et après la formation.
Maîtrise indispensable des outils bureautiques.
Poste à mi-temps (quotité exacte à préciser lors de l'enretien) à compter du 1er octobre 2026, vacations possibles dans un premier temps, CDD sur l'année 2026, renouvelable sur l'année 2027.
Salaire selon grille indiciaire de l'Education Nationale.
Emploi du temps à définir selon les besoins du service.
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Maîtrise des outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Maîtrise des outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences requises
- Statistiques
- Gestion de l'emploi du temps
- Gestion des commandes
- Amélioration continue
- Logiciels bureautiques
- Droit social
- Sauvegarde des données
- Contrôle qualité
- Facturation
- SC-Form