Secrétaire Pédagogique H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)

Le poste de secrétaire pédagogique est placé sous l'autorité hiérarchique de la Responsable Administrative et sous l'autorité fonctionnelle du Chef du département Techniques de Commercialisation. Sur le site délocalisé d'Auxerre et au sein du département d'études Techniques de Communication (TC), le ou la secrétaire pédagogique participe à la gestion administrative, pédagogique et comptable.

Participation à la gestion du département

• Accueillir les étudiants, les enseignants et les personnes extérieures, en présentiel et par téléphone
• Gérer le courrier papier et électronique
• Gérer les stocks de fournitures administratives
• Participer aux réunions du département, à la rédaction des comptes rendus, à l'organisation des élections dans le département, à l'organisation des réceptions
• Effectuer les opérations d'archivage

Participation à la gestion pédagogique et administratives des étudiants et des formations

• Gérer et suivre les dossiers des étudiants
• Préparer la rentrée universitaire en lien avec le chef de département et les directeurs d'études : affichage des Emplois du Temps
• Participer au contrôle d'assiduité des étudiants à l'aide d'un logiciel interne, à la préparation des jurys, à l'envoi des convocations, à l'édition des bulletins à l'aide d'un logiciel interne

Participation à la gestion comptable

• Établir les précommandes
• Constater les services faits
• Suivre la comptabilité des dépenses du département

Communication

• Participer aux évènements du département : préparation des supports
• Gérer les tableaux d'affichage : poursuite d'études, offres de stage

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université.
• Connaissance de l'organisation et des missions d'un Institut Universitaire de Technologie

Compétences techniques et méthodologiques

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
• Bonne connaissance des techniques et procédures de secrétariat administratif.
• Capacité à rédiger, mettre en forme et archiver les comptes rendus des conseils de département.
• Maîtrise de la gestion des courriers et de la messagerie électronique.
• Aptitude à assurer le suivi et le classement des documents administratifs.

Compétences organisationnelles et relationnelles

• Posture professionnelle et présentation adaptée, courtoisie
• Ponctualité et disponibilité
• Organisation et rigueur
• Esprit d'initiative
• Savoir travailler en autonomie
• Discrétion et respect confidentialité

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• Traitement du courrier